Messageries et travail collaboratif pour entrepreneurs

étudiants

Le numérique permet de faciliter les échanges et la communication d’un entrepreneur. Que ces solutions soient à usage interne ou orientées vers les clients, comment choisir sa messagerie ou son service de travail collaboratif?

Vous avez envie de travailler en équipe ? Vous ne savez pas vraiment comment vous en sortir ? Il existe plusieurs solutions pour faire travailler un collectif, même à distance, et éviter de perdre en productivité. Prêt à en apprendre plus sur les outils collaboratifs ? C’est par ici que ça se passe !

La visioconférence : faire des réunions à distance !

C’est en pleine période de COVID-19, que la visioconférence a explosé. Il a été observé que les réunions d’entreprise n’étaient pas toujours simple à mener, et qu’elles étaient chronophages. Avec moins d’effectifs dans les salles de réunion, il est important de noter que parfois, il faut trouver une alternative. En effet, certains sujets ne peuvent pas attendre et il est impératif que certains collaborateurs puissent échanger en petit groupe rapidement.

IL est donc impératif d’opter pour des services de visio pour que ces réunions puissent avoir facilement lieu. Vous pouvez trouver de nombreux outils de visioconférence. Il suffit, en général, de télécharger l’appli ou se connecter sur un PC. L’initiateur de la réunion invite les autres personnes dans une salle de réunion virtuelle et c’est lancé.

Les messageries instantanées : pour dialoguer rapidement !

Le deuxième outil qu’il est indispensable de posséder est une messagerie instantanée. En effet, parfois, il se peut que vous ayez besoin d’une information rapide ou d’échanger de façon immédiate. Plutôt que de vous déplacer dans vos locaux, il est parfaitement possible d’opter pour une messagerie instantanée. Bien évidemment, au sein d’une même entreprise, tous les employés doivent avoir la même si vous souhaitez que cela fonctionne.

Pour pouvoir facilement dialogue avec vos collègues, il existe plusieurs messageries très bien faites. Il s’agit généralement d’un logiciel qui vous permet de dialoguer par tchat, mais également d’appeler directement un collègue. L’idéal est de pouvoir être informé des personnes qui sont en ligne, occupées, absentes ou tout simplement hors ligne. Il vous suffira de leurs envoyer un message en conséquence. Si la personne est occupée, elle ne recevra pas votre message avant de passer de nouveau en ligne. Pratique donc, si vous ne voulez pas être dérangé toutes les deux minutes.

L’intranet : pour toujours rester en contact avec son entreprise et son actualité !

Bien que cela ne soit pas une nouveauté, l’intranet est tout de même un outil très important au sein d’une équipe. En effet, sur ce dernier, il est parfaitement possible de voir toutes les actualités partagées par les différents services. Il est présent dans les grandes entreprises, mais beaucoup moins dans les PME. L’intranet est souvent géré par le service communication. Si vous avez une information à faire passer, c’est certainement par ce service que vous devrez le faire.

Notons également que l’intranet peut vraiment créer une communauté au sein des différents services. En effet, chacun peut donner des informations concernant ses chantiers, son service ou tout simplement son activité, ce qui n’est pas négligeable. Bien souvent sur les intranets, il est possible de noter certains éléments administratifs peuvent également se trouver sur l’intranet de l’entreprise ce qui n’est pas négligeable.

Le partage de document : pour un travail collaboratif efficace !

Bien évidemment, le partage de document est un point central pour pouvoir travailler en équipe. Tout dépend des entreprises, mais il est parfaitement possible d’avoir un réseau approprié pour le partage de document. Pour cela il existe de nombreuses plateformes et outils. Ainsi, il vous suffit tout simplement de charger les différents documents souhaités pour que les autres personnes de votre équipe puissent avoir accès à ces derniers.

Néanmoins, il est important de prendre en compte que ce genre de plateforme peut vraiment présenter un inconvénient notable : les espaces sont, en général limité. Il faut donc faire un tri de manière régulière pour être certains de ne pas se retrouver bloqué dans le partage de document, ou choisir le forfait qui va bien.

Travailler ensemble sur un même document : pour un travail d’équipe réussi !

Avoir la possibilité de travailler ensemble sur un même document semble être également un point important à prendre en compte. En effet, cela permet d’avancer plus rapidement sur un projet, ce qui peut être une bonne idée. Il est également possible de voir l’avancée des documents en temps réel, ce qui est un avantage considérable.

Il est donc parfaitement possible d’opter pour différents services proposant ce type de services. Il suffit simplement que l’ensemble des employés puissent avoir accès à l’outil.

La gestion des tâches : pour que chaque salarié puisse savoir ce qu’il a à faire !

Qui dit « travail d’équipe », dit forcément « organisation ». Il est donc indispensable d’avoir des outils permettant d’organiser la journée de vos collaborateurs. Il est parfaitement possible de parler de Trello, par exemple. Mais vous pouvez parfaitement utiliser Gantt également. Tout dépend du projet et de la finalité de votre organisation.

Trello reste tout de même plus facile à prendre en main, ce qui n’est pas négligeable. Néanmoins, vous devez vraiment choisir un outil qui vous permet de vous organiser et qui soit compris de l’ensemble de votre équipe également.

Travailler sur un réseau informatique interne : pour un télétravail efficace !

Le dernier conseil que nous pouvons vous donner est tout simplement de travailler sur un réseau informatique. En effet, vous pourrez facilement partager des documents, mais également travailler sur des projets ensemble. De plus, avoir un réseau informatique permet aussi de favoriser le télétravail.

En effet, si un employé possède un ordinateur portable donné par l’entreprise, ce dernier pourra facilement réussir ses missions à distance, ce qui n’est pas négligeable.

Comme vous pouvez le constater, il est très important de faire du travail collaboratif et d’avoir des outils qui vous permettent de le faire. En effet, ces derniers doivent vraiment vous aider dans l’organisation de vos journées, mais aussi dans l’avancement de vos projets. Plutôt pratique, vous ne trouvez pas ?